Actualités

Mais qu’est-ce le doc control ?

C’est une prestation qu’Eowin assure pour plusieurs clients (souvent dans leurs propres locaux) et qui a pour but de garantir la conformité des documents produits par (ou pour) ce client, dans le cadre d’un projet d’ingénierie. Dans ce contexte, c’est une fonction essentielle, qui consiste à contrôler, enregistrer et diffuser l’ensemble des documents du projet en passant par différents outils documentaires : bien souvent une GED (logiciel de gestion électronique de documents), en plus d’outils de partage et fichiers de suivi.

La conformité, par rapport à quoi ?

Par rapport à des normes documentaires, définies par l’équipe du projet (côté client et côté Eowin), qui permettent de garantir la qualité des documents traités. Pour assurer leurs tâches, nos équipes disposent de check-lists de contrôle qui identifient les points de surveillance, comme par exemple, la référence du document, l’indice, la page de signatures, la pagination, les mentions obligatoires… À l’issue de cette phase de contrôle, les documents en écart sont renvoyés à l’entité productrice pour correction, et les documents conformes sont prêts à entrer dans le circuit (parfois appelé workflow) de validation.

Du contrôle, seulement ?

Non, les tâches de nos doc controllers ne se résument pas seulement au contrôle des documents. Ils sont également chargés d’accompagner le client dans la planification documentaire du projet, le suivi de la production et la mise à disposition des informations auprès des différents acteurs. À ce titre, ils suivent les différents jalons documentaires, alertent le client de tout retard ou aléa dans les délais de livraison, et relancent les contributeurs s’il le faut. Ils lancent et suivent l’avancement des revues d’approbation jusqu’à la validation finale du document. Ils diffusent les documents validés, assurent leur classement et leur mise à disposition auprès de l’équipe projet. C’est donc bien un ensemble de responsabilités qui dépassent la simple exécution.

Faut-il un diplôme ou des compétences particulières pour faire ce travail ?

Dans la plupart des cas, nos doc controllers ont suivi une formation de niveau Bac+2 à Bac+3, dans les domaines de la documentation, l’information et/ou la gestion de données. Ceux qui ne disposent pas cette formation de base compensent par leur expérience, parfois même simplement par la qualité de leurs compétences.

Ce qui est primordial pour ce type de prestation, c’est de faire preuve de rigueur et d’organisation. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et outils de GED est également nécessaire. Enfin, les doc controllers sont constamment en contact avec les différents acteurs du projet, ce qui nécessite une bonne communication. Bien sûr, ils ne sont pas livrés à eux-mêmes en cas de difficulté ou lorsque les demandes deviennent plus complexes ; nos manageurs sont présents pour les accompagner, garantir la continuité de service, traiter les écueils et assurer le suivi de la prestation auprès du client. Ils sont également chargés de dégager des pistes d’amélioration et d’optimisation, d’assurer la cohésion de l’équipe, pour que tous puissent produire un travail de qualité avec sérénité.

Un grand merci à Julien Mayeul, chef de projet, pour sa disponibilité et la clarté de ses explications, grâce auxquelles nous avons pu rédiger ce petit article