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C’est malheureusement une situation classique pour de nombreuses entreprises. Que ce soit pour respecter des obligations légales ou pour s’appuyer sur l’expérience de projets antérieurs, on stocke, on stocke et on finit par s’y perdre. Et pourtant, vous savez que de petites pépites d’archives se trouvent au milieu de toutes les choses qui restent à trier, certaines bien cachées sous la poussière. La surface disponible dans vos locaux n’est pas infinie, donc arrive le moment où il faut faire de la place. Pour éviter de perdre ces fameuses pépites, pensant que le fonds d’archives peut toujours servir, votre premier réflexe sera souvent de demander un devis pour numériser l’ensemble des documents. Oui, mais… Convertir tout son papier en version numérique, est-ce la bonne solution ?

Exemple concret

Il y a quelques mois, nous avons été sollicités par un client, confronté à l’obligation de vider intégralement l’espace qu’il occupait, avant de déménager, à peine 12 mois plus tard. Bien évidemment, il n’y avait aucune possibilité de retarder l’échéance du préavis. Plus de 4 000 mètres linéaires d’archives étaient conservées dans différents locaux et 1 300 ml ne disposaient pas d’inventaire. Dans ce fonds, se trouvaient des documents de tous types (photographies, document A4, plans…), sur des sujets divers (maintenance, exploitation, ressources humaines, comptabilité…), couvrant une période allant des années 1950 à nos jours.  Face à l’urgence de la situation, le plus simple pour ce client semblait être la numérisation de l’ensemble, suivie par l’élimination des documents sur support papier.

Notre approche

Nous aurions pu nous contenter de répondre à cette demande par un devis plutôt simple. Malgré un tarif unitaire compétitif, le prix annoncé aurait été démesuré et hors cadre du budget envisagé, compte tenu du volume à numériser. Mais, notre expertise aidant, nous avons proposé de trouver la solution la mieux adaptée à ce problème précis.

Avant tout, la première urgence était de sensibiliser les services à ne pas éliminer « sauvagement » les documents – certaines archives ayant une valeur probante.

La seconde étape était de disposer d’une photographie à l’instant « T » des volumes, localisations et urgences, afin de définir un planning d’action. Le récolement des archives non inventoriées devenait donc une priorité.

A partir de ces éléments, Eowin a pu préconiser des critères de tri et accompagner les services du client avec trois possibilités :

1. retrait des éléments à éliminer, avec rédaction d’un bordereau d’élimination,
2. conditionnement et rédaction des bordereaux de versement pour l’externalisation des documents et l’envoi à un mandataire de stockage,
3. numérisation des documents en fonction de leur valeur (stratégique, patrimoniale, engageante…) avant externalisation.

Les délais étant serrés, les actions de récolement, de tri physique et de numérisation ont dû être menées en parallèle.

Bilan

Plusieurs équipes ont été déployées, avec chacune leur domaine de compétences :

• – des archivistes pour les récolements et l’accompagnement des services dans le tri,
• – des assistants archivistes pour la préparation des archives à l’externalisation,
• – des opérateurs de numérisation pour la dématérialisation des fonds,
• – des informaticiens pour la mise en place et la maintenance du matériel (mise en place d’un réseau Eowin hors réseau client, installation des scanners professionnels…),
• – le tout piloté par une cheffe de projet locale, assurant le respect du retro-planning et le suivi de l’avancement.

Au final, en l’espace de huit mois, nous avons compté :

• – 1 300 ml d’archives inventoriés,
• – 4 000 ml conditionnés, cotés, étiquetés,
• – 200 h d’accompagnement des services dans les choix de tri,
• – 40 000 plans traités.

Pour la dématérialisation des documents :

• – l’équivalent de 2 620 boîtes numérisées,
• – 9 000 fichiers pdf indexés.

En conclusion

Grâce à une organisation appropriée et une stratégie adaptée, les délais ont été tenus (le client a pu rendre les clés du bâtiment à la date prévue) et le coût optimisé. La qualité était au rendez-vous et notre client, heureux, nous a confié la suite de cette mission, avec la mise en place d’une politique d’archivage, afin que cette situation ne se reproduise plus dans son nouveau bâtiment !

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